Wir alle lieben sie und durchstöbern meist im Voraus den Terminkalender nach dem nächsten Ereignis: Wir reden von Events! Sei es das Schützenfest, oder ein Open-Air-Kino, wie es am 17. August wieder in Neumarkt stattfindet. Bevor es für uns mit dem Vergnügen losgehen kann, arbeiten viele Menschen hinter den Kulissen darauf hin, dass solche Veranstaltungen stattfinden können.
Es ist eine Welt voller akribischer Planung und präziser Ausführung, einer Welt, in der Logistik das unsichtbare Rückgrat bildet, das diese Veranstaltungen zum Leben erweckt. Jedes noch so kleine Detail, vom Buchen der Eventzelte über den Transport der Ausrüstung hin zur Notfallplanung. Tauchen Sie mit uns ein in diese faszinierende Welt und erleben Sie das logistische Meisterwerk, das sich hinter jedem Ereignis verbirgt.
Logistikplanung im Vorfeld
Vor jeder Veranstaltung steht die Logistikplanung. Hier kommt es darauf an, sämtliche Ausrüstungsgegenstände richtig und rechtzeitig zu buchen und nach Absprache mit den Anbietern für die bestmögliche Lieferung zu sorgen. Die Eventagenturen arbeiten oft mit spezialisierten Anbietern zusammen. Auf https://www.tenttrading.com/de/ können sie etwa passende Eventzelt anfertigen lassen, die dem Event und der Anzahl an Menschen gerecht werden. Aber auch Tische und Stühle, Beleuchtung und verschiedene Dekorationselemente müssen gut bedacht werden.
All dies ist auf den jeweiligen Veranstaltungsort abgestimmt. Eine Versammlung im Park bringt andere Anforderungen als eine in der Altstadt. Die Auswahl der richtigen Ausrüstung ist daher das A und O bei der Planung und unterscheidet sich von Event zu Event.
Transport und Lagerung von Ausrüstung
Sobald die Ausrüstung bestellt und bezahlt ist, steht der Transport an. Dies kann für einige Veranstalter eine schwierige Aufgabe sein, da sie oft nicht über entsprechende Kapazitäten oder Personal verfügen, um den Transport sicherzustellen. Doch auch hier gibt es Möglichkeiten, etwa durch eine Kooperation mit Speditionen oder ähnlichen Dienstleistern.
Haben Sie sich schon mal über parkende Laster in schmalen Seitenstraßen aufgeregt, die einfach alles blockieren? Der Veranstaltungsort kann gewisse Herausforderungen bringen und viel Zeit und Nerven kosten. Denn wenn ein Veranstaltungszelt in einer sonst belebten Passage aufgebaut werden soll, können Passanten und Straßenverhältnisse eine schwer zu bewältigende Hürde darstellen. Besonders bei schweren und langen Elementen ist viel Fingerspitzengefühl und Kreativität gefragt.
Koordination von Personal und Freiwilligen
Bei der Planung eines Events geht es aber nicht nur um die Logistik, sondern auch um Menschen. Ob Angestellte oder Freiwillige – alle Beteiligten müssen eingebunden und koordiniert werden. Oft sind hinter den Kulissen zig Personen beschäftigt, ohne dass wir etwas davon mitbekommen. Verantwortliche müssen bei der Planung viel bedenken. Denn mit welchen Mitarbeitern kann man rechnen, wer ist verfügbar und wer ist am Ende wofür zuständig?
Sicherheitsaspekte und Notfallplanung
Bei jeder öffentlichen Veranstaltung spielt auch die Sicherheit eine erhebliche Rolle. Diese sollte bereits bei der Planung, aber auch vor Ort stets überwacht werden. Auf dem Veranstaltungsgelände müssen daher Sicherheitskräfte und medizinische Einrichtungen präsent sein, um im Notfall schnell eingreifen zu können. Zelte müssen stabil sein, Karussells und Fahrgeschäfte absolut sicher und gewartet.
Und wenn das Event vorbei ist, geht es an den Abbau, das Abfallmanagement und schon in die nächste Planung.
Der Aufwand hinter einem Event ist also enorm und ohne Zweifel eine Kunst für sich. Wenn wir die Veranstaltung dann voller Freude in guter Erinnerung behalten haben, sollten wir uns bewusst machen, dass wir dies einem Meer an Arbeit und Organisation anderer Menschen zu verdanken haben.
Bild von Dieter Ludwig Scharnagl auf Pixabay